Event to szansa dla firmy i uczestników na wykazanie się kreatywnością oraz profesjonalizmem. Skuteczna organizacja może pomóc w dotarciu do bardzo szerokich grup odbiorczych i zachęcić nowych klientów do skorzystania z usług. Wymaga jednak współgrania wielu czynników i dokładnej organizacji. Planujemy wydarzenie? Bądźmy gotowi na planowanie, dużą ilość pracy, a czasem również nerwów. Spokojnie, już więcej nie straszymy. Zamiast tego przedstawiamy nawyki, które pomogą w przygotowaniu doskonałego eventu.
Kreatywne podejście do organizacji
Doba organizacja to przede wszystkim umiejętność spojrzenia na organizację eventu z wielu perspektyw i myślenie wychodzące poza utarte schematy. To również połączenie wielu elementów w harmonijną całość. Musimy więc umieć koordynować pracą zespołu, nie zabijając przy tym kreatywności w uczestnikach przygotowań. Dobrym nawykiem jest zapytanie wszystkich zaangażowanych o ich pomysły – nie raz możemy się wtedy zaskoczyć.
Planowanie w punktach
Jeżeli chcemy mieć kontrolę nad tym, jak będą przebiegać przygotowania, warto wszystko zapisywać w punktach. Zaczynamy od zapisywania kolejnych etapów przygotowań. Następnie warto przedstawić sobie „na papierze” scenariusz idealnego wydarzenia. Jeśli znajdziemy czas, warto przygotować się także na wypadek, jeśli coś pójdzie nie zgodnie z planem.
Przemyślany wybór terminu
Wzięcie pod uwagę wielu czynników przy wyborze terminu wydarzenia to kolejny ważny nawyk, o którym warto pamiętać przy organizacji. Decydując się na konkretną datę i miejsce, myślimy o tematyce wydarzenia oraz o tym, kto będzie gościł na naszym wydarzeniu. W inny sposób planuje się przecież warsztaty i konferencję, a w inny konferencję prasową lub występ. Termin powinien być dostosowany do możliwości zaproszonych gości lub występujących osób. Nie powinien się także pokrywać z innymi wydarzeniami w branży lub w mieście organizatora.
Wybór odpowiedniego miejsca
Wybór odpowiedniego miejsca jest bardzo istotny, jednak nie każdy zdaje sobie sprawę jak bardzo. Musi być ono atrakcyjne zarówno wewnątrz, jak i pod względem lokalizacji. Ustawienie Sali powinno być dostosowane do tematyki organizowanego eventu, tak aby każdy z uczestników i gości czuł się komfortowo.
Skuteczne dotarcie do uczestników
Reklama i promocja eventu to podstawa, o ile nie organizujemy wydarzenia wewnętrznego. Najlepszymi sposobami na to są reklamy zewnętrzne jak np. bilbordy oraz elementy marketingu bezpośredniego np. w postaci ulotek. Nie można również zapomnieć o promocji w internecie, ponieważ prawdopodobnie jest to obecnie najlepszy sposób na dotarcie do szerokich grup odbiorczych w różnych częściach kraju.
Stworzenie strony internetowej dla eventu
Pozostając w temacie internetu, ciekawym sposobem promocji jest także stworzenie strony internetowej dla eventu. Możemy na niej umieścić formularz rejestracyjny lub informacje o zapisach, aktualności o przygotowaniach oraz informacje o gościach i atrakcjach.
Dbanie o prestiż wydarzenia
Nawet jeżeli staramy się zorganizować małe wydarzenie, powinniśmy zadbać o podniesienie jego prestiżu. Składa się na to m.in. nadanie rozgłosu eventowi poprzez promocję i reklamy, a także rozpowszechnianie informacji innymi sposobami. Warto także postarać się o zaproszenie kilku znanych i ciekawych gości. Ich uczestnictwo może być podstawą promocji. Odnosi się to także do wyboru ciekawej tematyki lub hasła przewodniego eventu.
Szukanie patronów i sponsorów
Patronat przyda się każdemu wydarzeniu. Nawet jeżeli posiadamy wystarczające środki na zorganizowanie wszystkiego, co planujemy, patronat to możliwość na oszczędzenie lub dodatkowe podniesienie standardu na wydarzeniu oraz na zwiększenie prestiżu poprzez współpracę ze znaną osobistością, lub firmą. Można także poprosić władze o możliwość udostępnienia prestiżowych obiektów. Znany patron przyciągnie także uwagę mediów oraz potencjalnych uczestników, z których część może się pojawić na wydarzeniu tylko z jego powodu. Jest to jednak dobra forma zachęcenia do uczestnictwa, ponieważ jeżeli event zostanie przeprowadzony w odpowiedni sposób, uczestnicy zostaną przekonani do hasła przewodniego lub firmy.
Podczas organizacji eventu niezmiernie ważnym jest, aby dysponować odpowiednim zapleczem dlatego też zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą systemów wystawienniczych i reklamowych, które są niezbędne dla każdego udanego eventu. Sprawdź klikając w poniższy przycisk.
